Hóa đơn điện tử định dạng XML là chuẩn bắt buộc theo quy định, nhưng không phải kế toán hay doanh nghiệp nào cũng biết cách mở, đọc và lưu trữ đúng cách. Ở bài viết dưới đây Xanh Cloud sẽ giúp bạn hiểu rõ file XML hóa đơn điện tử là gì, cũng như hướng dẫn chi tiết cách sử dụng đơn giản và chính xác nhất.
File XML hóa đơn điện tử là gì?
File XML trong hóa đơn điện tử là tập tin dữ liệu được xây dựng theo ngôn ngữ Extensible Markup Language (XML) chuẩn định dạng văn bản do Nhà nước quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Đây là định dạng bắt buộc dùng để truyền, nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
Trong một file XML, toàn bộ nội dung của hóa đơn đều được thể hiện đầy đủ và chi tiết, bao gồm: thông tin doanh nghiệp phát hành, mã số thuế, danh sách sản phẩm/dịch vụ, số tiền trước và sau thuế, thuế suất VAT, chữ ký số của người bán, cũng như mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã xác thực. Nhờ vậy XML được coi là “dữ liệu gốc” đảm bảo tính minh bạch, toàn vẹn và là căn cứ pháp lý quan trọng trong hoạt động kế toán tài chính.
Điểm khác biệt lớn nhất giữa file XML và file PDF của hóa đơn điện tử nằm ở giá trị pháp lý. Trong khi file XML chính là bản gốc được pháp luật công nhận nếu còn nguyên vẹn, không bị chỉnh sửa, thì file PDF chỉ là bản thể hiện nhằm mục đích tra cứu, in ấn hoặc gửi cho khách hàng để dễ dàng theo dõi thông tin, hoàn toàn không có giá trị pháp lý.
Chính vì vậy, việc lưu trữ và quản lý file XML là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Theo quy định, hóa đơn điện tử phải được bảo quản tối thiểu 10 năm, đảm bảo an toàn, bảo mật và sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu. Đây cũng là yếu tố then chốt để doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ pháp lý, đồng thời thuận tiện trong kiểm tra, đối chiếu và kê khai thuế.
Hướng dẫn chi tiết cách đọc file XML hóa đơn điện tử
File XML là dữ liệu gốc của hóa đơn điện tử, có giá trị pháp lý nếu không bị chỉnh sửa. Vì vậy, kế toán và doanh nghiệp cần nắm rõ cách mở và đọc file này để phục vụ công tác quản lý, kê khai và lưu trữ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
1. Phần mềm đọc file XML phổ biến
- iTaxviewer của Tổng cục Thuế: Đây là phần mềm miễn phí, chuyên dụng để đọc file XML hóa đơn điện tử và tờ khai thuế. iTaxviewer được Tổng cục Thuế phát hành, cập nhật thường xuyên nhằm đảm bảo tương thích với các phiên bản hóa đơn mới.
- Phần mềm đọc XML online hoặc phần mềm của doanh nghiệp: Một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử như E-invoice, meInvoice, Sapo Invoice… tích hợp sẵn chức năng tra cứu và hiển thị file XML trực tuyến, giúp kế toán dễ dàng đọc và kiểm tra thông tin mà không cần cài đặt phần mềm ngoài.
2. Các bước mở và đọc file XML bằng iTaxviewer
Để đọc file XML hóa đơn điện tử bằng iTaxviewer, bạn thực hiện theo các bước:
- Tải phần mềm iTaxviewer về máy tính từ website chính thức của Tổng cục Thuế.
- Cài đặt phần mềm và tạo biểu tượng ngoài màn hình để tiện sử dụng.
- Mở iTaxviewer, chọn mục Tệp hồ sơ → Mở tệp hồ sơ.
- Chọn file XML hóa đơn điện tử đã tải về máy.
- Toàn bộ nội dung hóa đơn (tên doanh nghiệp, mã số thuế, danh mục hàng hóa/dịch vụ, VAT, tổng tiền, chữ ký số, mã cơ quan thuế…) sẽ được hiển thị chi tiết trên giao diện phần mềm.
Ngoài ra nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp hóa đơn điện tử, kế toán có thể đăng nhập trực tiếp vào cổng thông tin của nhà cung cấp, chọn mục tra cứu theo file XML. Hệ thống sẽ tự động hiển thị hóa đơn, giúp đọc nhanh chóng mà không cần cài phần mềm.
Lưu ý quan trọng
- Không chỉnh sửa file XML vì đây là dữ liệu gốc có giá trị pháp lý; mọi thay đổi sẽ khiến hóa đơn mất hiệu lực.
- Luôn sử dụng phiên bản iTaxviewer mới nhất để tránh lỗi định dạng hoặc lỗi xác minh chữ ký số.
- Khi đọc trực tuyến qua cổng nhà cung cấp, cần đảm bảo kết nối internet an toàn để bảo mật dữ liệu hóa đơn.
Với các bước trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng đọc và tra cứu file XML hóa đơn điện tử, vừa đảm bảo tuân thủ quy định của cơ quan thuế, vừa thuận tiện trong công tác kế toán và lưu trữ.
Cách tải và lưu trữ file XML hóa đơn điện tử
File XML là dữ liệu gốc của hóa đơn điện tử, có giá trị pháp lý và bắt buộc phải lưu trữ theo quy định pháp luật. Để tránh sai sót và đảm bảo an toàn, kế toán cần nắm rõ cách tải cũng như phương pháp lưu trữ khoa học, tiện cho việc tra cứu sau này.
Cách tải file XML hóa đơn điện tử
- Tải qua email: Khi người bán gửi hóa đơn, email thường đính kèm file XML và file PDF. Chỉ cần nhấn vào link hoặc tải trực tiếp file đính kèm về máy.
- Tải trên cổng thông tin hóa đơn điện tử: Đăng nhập tài khoản, chọn hóa đơn cần tra cứu → tải file XML (có thể kèm file PDF) về máy tính.
- Giải nén file nén (.zip): Trường hợp hóa đơn được gửi dưới dạng file nén, bạn cần giải nén để lấy file XML.
Quy định lưu trữ file XML đúng chuẩn
- Lưu cả file XML (dữ liệu gốc) và file PDF (bản thể hiện).
- Lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán.
- Đảm bảo an toàn, bảo mật, toàn vẹn, tránh bị chỉnh sửa hoặc mất dữ liệu.
- Có thể lưu trên máy tính, ổ cứng, hệ thống máy chủ nội bộ hoặc cloud (Google Drive, OneDrive,…).
Cách lưu trữ khoa học, an toàn
- Tạo thư mục riêng theo năm/tháng/loại hóa đơn để dễ tra cứu.
- Đặt tên file rõ ràng: MST_TênKháchHàng_SốHóaĐơn.
- Đồng bộ thư mục lưu trữ với hệ thống đám mây để tránh mất dữ liệu.
- Doanh nghiệp có thể áp dụng công nghệ Blockchain để tăng cường bảo mật, ngăn ngừa giả mạo và rò rỉ thông tin.
Bài viết đã giúp bạn hiểu rõ file XML là gì, vai trò quan trọng của nó trong hóa đơn điện tử và cách đọc file XML một cách dễ dàng. Hi vọng với những thông tin trên, bạn sẽ không còn bỡ ngỡ khi làm việc với hóa đơn điện tử. Đừng quên tham khảo thêm các bài viết về kỹ thuật tại Xanh Cloud để cập nhật những kiến thức mới nhất nhé!